Spam

Hoe voorkom je dat jouw mail als spam gezien wordt? We leggen je eerst even iets uit over de achterliggende technieken en daarna geven je een aantal tips over wat je er zelf aan kunt doen.

Spamfilter

Om te herkennen of mail spam is of niet gebruik je een spamfilter. Hoe je spamfilter werkt is afhankelijk van welk mailprogramma je gebruikt, het spamfilter is namelijk standaar ingebouwd in je mailprogramma. Spamfilters worden zowel door de verzender als door de ontvanger gebruikt.

Binnenkomende mail wordt door het spamfilter beoordeeld en wel of niet in de spambox geplaatst. Soms gebeurt dat omdat het spamfilter de mail als spam herkent aan de hand van bekende kenmerken en soms omdat jij zelf al eerder een soortgelijk bericht handmatig als spam gemarkeerd hebt. Als het heel erg duidelijk spam is kan het zijn dat je de mail helemaal niet te zien krijgt, zelfs niet in je spambox.

Postmark

Wij gebruiken Postmark voor het versturen van e-mails vanuit je website; bijvoorbeeld de mail die je krijgt na het invullen van een webformulier. We gebruiken Postmark omdat we geen mailverkeer over onze webservers willen laten lopen. De webservers zijn bedoeld voor de hosting van websites en niet voor de hosting van e-mail.

Postmark kan de e-mail namens ons versturen. Het concept van Postmark bestaat uit twee onderdelen: ‘Servers’ en ‘Sender Signatures’. Wij stellen dit voor je in, dus ‘no worries’ maar ik leg je toch even uit hoe het werkt.

Bij Postmark is een ‘Server’ en manier om de inkomende en uitgaande mail vanuit Postmark te organiseren. Per website stellen wij een Postmark Server in zodat Postmark jouw mail kan afwikkelen.

Om namens een bepaald domein (bijvoorbeeld pixelcreation.nl) te kunnen e-mailen, moet de DNS van dit domein zo ingesteld worden dat zowel Postmark als de rest van de wereld weten dat het de bedoeling is dat de servers van Postmark mailen namens dit domein. Om dit de bereiken stellen wij een ‘Sender Signature’ voor je in.

DNS-instellingen

Het is helaas onvermijdelijk om iets over spam te vertellen zonder ingewikkelde termen te gebruiken. Om te zorgen dat jouw mail goed functioneert en je mails worden geaccepteerd door de ontvanger stellen wij een aantal DNS-instellingen voor je in. Als je dus merkt dat jouw mails in spamboxen belanden neem dan contact met op ons want we kunnen er wat aan doen!

Het SPF-record (Sender Policy Framework) is vaak een wat langer record waarin precies stat welke IP-adressen en mailservers jouw domein mag gebuiken voor het verzenden van mail. Als het IP-adres of de mailserver niet vermeld is in het SPF-record dan wordt je mail niet verstuurd.

Het DKIM-record (DomainKeys Identified Mail) naar de betrouwbaarheid van het bericht zelf. Hiervoor stelt het record een private key in en deze wordt meegestuurd met jouw mail. De ontvanger kan hieraan zien dat jouw mail veilig is.

Microsoft365

Als je de e-mail door ons laat instellen om mee te mailen en mail mee te ontvangen dan gebruiken we Exchange van Microsoft.  Voor de opslag van je e-mail gebruiken we dus servers van Microsoft en wij stimuleren onze klanten om Microsoft apps te gebruiken, waaronder Outlook voor je e-mail beheer. Ook kun je ervoor kiezen Gmail te gebruiken, dat is in dit opzicht de grootste concurrent van Microsoft.

Geen POP, IMAP of webmail

Bedrijven die wel een webserver gebruiken voor de e-mail werken met webmail. Als je met een mailprogramma werkt dan gebruik je POP of IMAP om je mail te beheren. Vroeger werd dit veel gedaan maar tegenwoodig gebruiken we geen webservers meer om mail mee te versturen maar we gebruiken speciale e-mail servers. Probleem met deze manier van werken is dat één pakket met een door bots gespamt contactformulier er voor kan zorgen dat de hele server niet meer (betrouwbaar) e-mail kan versturen.

Verzendreputatie

Naast alles wat wij instellen om spam te voorkomen kun je zelf ook heel veel doen waarmee je spam voorkomt. Om te beginnen moet je zorgen dat je een goede verzendreputatie opbouwt. Als je veel mails verstuurd die door ontvangers als spam, phishing of ongwenst gemarkeerd worden dan krijg je een slechte reputatie. We geven je een aantal tips om aan je verzendreputatie te werken:

• Zorg voor een duidelijke afzender zodat de ontvanger weet van wie de mail afkomstig is
• Zorg voor een schone verzendlijst
• Mail niet naar noreply@ mailadressen
• Mail zo weinig mogelijk naar info@ mailadressen
• Vermijd e-mailen naar @hetnet, @freeler.nl etc.
• Zorg dat je geen irritatie oproept bij de ontvanger
• Als je meerdere mensen tegelijk wil mailen gebruik dan een nieuwsbriefsysteem
• Stuur niet al je e-mail vanuit een enkel mailadres maar gebruik meerdere e-mailadressen
• Mail nooit veel mensen vanuit een nauwelijks gebruikt mailadres
• Zorg ervoor dat mensen je mail niet als spam markeren
• Zorg dat zo weinig mogelijk mensen zich afmelden voor jouw mails
• Vraag de ontvanger om jouw mailadres in zijn adresboek te zetten
• Personaliseer de aanhef (bijv. ‘Beste Khalif’)
• Zorg voor een herkenbare en consequent toegepaste huisstijl
• Zorg dat alle lilnks in je mail kloppen en dat er geen dode links in staan
• Voeg een afzender toe met contact- en adresgegevens (e-mail handtekening)
• Gebruik geen of zo weinig mogelijk afbeeldingen in de tekst van je bericht

E-mail onderwerp

Wil je dat ontvanger je mail serieus nemen en dat spambots je mail een goed cijfer geven? Zorg er dan voor dat het onderwerp goed en ook netjes omschreven is;

• Gebruik nette regels in het onderwerp en vermijd woorden als Gratis, Korting, Aankoop, Koop direct, Verdien, Geld besparen etc.
• Gebruik niet allemaal hoofdletters in de de onderwerp omschrijving
• Gebruik geen uitroeptekens in de onderwerp omschrijving
• Voorkom RE: en FW:
• Maak de onderwerp omschrijving niet te lang, houd het kort en bondig
• Gebruik geen emoij’s en speciale tekens zoals 😉

E-mail tester

Gebruik mail-tester.com om je mail te testen. Mail-tester.com is gratis en superhandig. Als je de testmail hebt gestuurd krijg je precies te zien wat je moet verbeteren om niet meer in de spam te belanden.

Minder spam ontvangen

Het is dus mogelijk om je eigen verzendreputatie te verbeteren. Anderzijds kun je de hoeveelheid spam die je ontvangt ook verminderen door je aan een aantal regels te houden:

• Meld je via de afmeldlink af als je een mail niet meer wilt ontvangen
• Markeer spam, phising en ongewenste mail maar doe dit zorgvuldig
• Klik niet op foute links en stuur spam mail nooit door, zeker niet naar Pixel Creation